Kişisel veri ve gizlilik: üyelerimizin verilerini nasıl koruyoruz?

Bir spor salonuna üye olurken yalnızca antrenman programınızı değil, kimlik bilgilerinizden sağlık geçmişinize kadar pek çok kişisel veriyi de paylaşırsınız. Spor salonu KVKK uygulamaları, bu verilerin hangi amaçla toplandığını, nasıl saklandığını ve üyenin hangi haklara sahip olduğunu netleştirir. Bu yazıda O'Wellness Beytepe'de kişisel verilerin işlenmesine ilişkin genel yaklaşımı ve üyelerin bilmesi gereken temel noktaları anlatıyoruz; sözleşmenizin ve aydınlatma metninin güncel, tam içeriği için lütfen ekibimizden teyit alın.

Spor salonlarında hangi kişisel veriler toplanır

Bir wellness kulübüne üye olurken toplanan veriler genellikle birkaç kategoriye ayrılır. Başlıca olanlar kimlik ve iletişim bilgileri (ad soyad, telefon, e-posta, adres), üyelik ve ödeme bilgileri (üyelik tipi, ödeme yöntemi, fatura bilgileri), sağlık ve fiziksel değerlendirme bilgileri (varsa sağlık beyanı, vücut kompozisyonu ölçümleri, antrenman geçmişi) ve tesis güvenliğine yönelik kayıtlardır (giriş-çıkış kayıtları, güvenlik kamerası görüntüleri). Reformer Pilates ya da Personal Training gibi bire bir hizmet alan üyelerden güvenli bir program kurabilmek için ek sağlık bilgisi istenmesi de mümkündür. Hangi verilerin istendiğini ve kapsamını, üyelik sözleşmesi imzalanırken ekibimizden öğrenebilirsiniz.

Veriler hangi amaçlarla işlenir

Kişisel verilerin işlenme amaçları genel olarak şu başlıklarda toplanabilir:

• Üyelik yönetimi: Üyelik kaydının oluşturulması, yenilenmesi, paket değişiklikleri ve fatura süreçlerinin yürütülmesi.
• Hizmetin güvenli sunumu: Reformer Pilates, Personal Training ya da spor fizyoterapisti gibi hizmetlerde üyenin fiziksel durumuna uygun bir program hazırlanabilmesi.
• Tesis güvenliği: Giriş-çıkış kontrolü ile kompleks otoparkı ve ortak alanların güvenliğinin sağlanması.
• İletişim ve bilgilendirme: Program değişikliklerinin, çalışma saati güncellemelerinin ve üyelikle ilgili duyuruların iletilmesi.
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi: Faturalandırma ve mevzuat gereği saklanması gereken kayıtların tutulması.

Temel ilke, verilerin bu amaçlar dışında ve üyenin açık rızası olmadan üçüncü taraflarla paylaşılmamasıdır. Pazarlama amaçlı iletişim için ayrıca onay istenip istenmediğini ve onayı nasıl geri çekebileceğinizi de ekibimizden teyit edebilirsiniz.

Veri saklama süresi ve güvenlik önlemleri

Kişisel veriler, mevzuatta öngörülen süreler ve üyelik ilişkisinin gerektirdiği süre boyunca saklanır; üyelik bittikten sonra hangi verinin ne kadar tutulacağı yasal saklama yükümlülüklerine göre belirlenir. Güvenlik kamerası kayıtları gibi tesis güvenliğine yönelik veriler ise genellikle daha kısa ve tanımlı bir süre için tutulur. Verilerin korunması için erişim yetkilendirmesi ile fiziksel ve dijital güvenlik önlemleri uygulanır. Saklama sürelerine ve güncel uygulamalara dair kesin bilgi için ekibimize danışmanızı öneririz; politikalar zaman içinde mevzuat değişikliklerine göre güncellenebilir.

Kamera kayıtları ve fiziksel güvenlik verileri

Spor salonları ve wellness kulüpleri, ortak alanların güvenliği için genellikle güvenlik kamerası kullanır. Bu kayıtlar soyunma odaları ve duşlar gibi mahremiyet gerektiren yerler dışında, ortak koridorlar, giriş-çıkış noktaları ve otopark gibi alanlarda tutulabilir. Kayıtların saklama süresi, erişim yetkisi ve kayıtlara kimlerin ulaşabileceği, tesisin güvenlik politikasına göre belirlenir. Bu kayıtların amacı yalnızca güvenliktir; pazarlama ya da başka bir amaçla kullanılmaları söz konusu değildir. Kesin uygulama ve saklama süresini öğrenmek isteyen üyeler ekibimize başvurabilir.

Dijital sistemler ve üyelik yazılımı üzerinden veri işleme

Üyelik kaydı, rezervasyon ve giriş takibi gibi işlemler çoğunlukla bir üyelik yönetim yazılımı üzerinden yürütülür. Bu sistemler üyenin kimlik bilgilerini, üyelik geçmişini ve ders katılım kayıtlarını dijital ortamda tutar. Bu tür yazılımlarda veri güvenliği; erişim yetkilendirmesi ve şifreleme gibi teknik önlemlerle desteklenir. Sisteme erişimi olan personel yalnızca görevinin gerektirdiği verilere ulaşacak biçimde yetkilendirilir. Altyapıya ve verilerin nerede barındırıldığına dair teknik ayrıntıları öğrenmek isteyen üyeler ekibimizden bilgi isteyebilir.

Üye olarak haklarınız

Kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat kapsamında üyeler; kendileriyle ilgili verinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme ve mevzuata aykırı işlendiğini düşündükleri verilerin silinmesini ya da yok edilmesini talep etme gibi haklara sahiptir. Bu hakları nasıl kullanabileceğinize dair başvuru yöntemini ve iletişim kanalını ekibimizden ya da iletişim sayfamızdan öğrenebilirsiniz.

Üyelik sürecinde veri paylaşımı: adım adım

1. Üyelik başvurusu: Kimlik ve iletişim bilgileri alınır, üyelik tipi belirlenir.
2. Aydınlatma metni: Hangi verinin hangi amaçla işlendiğine dair aydınlatma metni üyeye sunulur ve imzalatılır.
3. Sağlık beyanı (gerekirse): Reformer Pilates ve Personal Training gibi hizmetlerde güvenli program için sağlık bilgisi istenebilir.
4. Sözleşme onayı: Üyelik sözleşmesi ve varsa ayrı bir KVKK metni üye tarafından onaylanır.
5. Aktif üyelik dönemi: Veriler üyelik yönetimi ve hizmet sunumu amacıyla kullanılır.
6. Üyelik sonu: Yasal saklama süreleri dışında kalan veriler mevzuata uygun biçimde imha edilir.

Sık yapılan yanlış varsayımlar

Yanlış varsayım	Gerçek durum
"Verilerim otomatik olarak reklam şirketleriyle paylaşılır."	Açık rıza olmadan verilerin pazarlama amacıyla üçüncü taraflara aktarılması temel ilkeye aykırıdır; kesin uygulama için ekibimizden teyit alın.
"Üyelik bittiğinde tüm verilerim hemen silinir."	Yasal saklama yükümlülükleri nedeniyle bazı veriler belirli bir süre daha tutulabilir.
"Sağlık bilgim yalnızca eğitmenimle paylaşılır, kayıt altına alınmaz."	Güvenli hizmet için sağlık beyanı genellikle kayda geçirilir; ayrıntılar için ekibimize danışın.
"KVKK hakları yalnızca büyük şirketler için geçerlidir."	Kişisel veri işleyen her kurum gibi spor salonları da bu kapsamda değerlendirilir.

Yaka Beytepe'de veri güvenliği ve tesis güvenliği bir arada

O'Wellness Beytepe, Yaka Beytepe kompleksinde hizmet veren bir tesis olarak dijital ve fiziksel güvenlik önlemlerini birlikte yürütmeyi hedefler. Kompleks otoparkı, giriş kontrolü ve tesis içi kayıtlar hem üyelerin güvenliğini hem de verilerin bütünlüğünü korumaya yöneliktir. Üyelik sırasında imzalanan belgeler ve aydınlatma metinleri, üyelik sayfamızda anlatılan süreçle birlikte üyeye sunulur. Kuruluş aşamasındaki kulübümüz için kurucu üyelik ön talebi bırakabilir, süreç hakkında hakkımızda sayfasından ve ekibimizden bilgi alabilirsiniz.

Fotoğraf ve video paylaşımlarında dikkat edilmesi gerekenler

Kulüp etkinlikleri, dersler ya da tanıtım içerikleri için zaman zaman fotoğraf veya video çekimi yapılabilir. Üyelerin görüntülerinin bu çekimlerde kullanılması genellikle ayrı bir onay ya da bilgilendirme sürecine bağlıdır. Görüntünüzün kullanılmasını istemiyorsanız bunu çekimden önce ilgili personele bildirmeniz önemlidir. Sosyal medya ya da web sitesi gibi kanallardaki paylaşımlarda üye görüntülerinin kullanımı açık rızaya dayanır; güncel uygulamayı öğrenmek isteyen üyeler ekibimize danışabilir.

Verilerinizle ilgili bir talebiniz olduğunda ne yapmalısınız

Kişisel verilerinizle ilgili bilgi almak, düzeltme istemek ya da bir hakkınızı kullanmak istediğinizde en pratik yol, doğrudan ekibimizle veya iletişim sayfası üzerinden kulüple görüşmektir. Talebiniz güncel prosedüre uygun biçimde değerlendirilir ve size dönüş yapılır. Bu tür süreçlerde net ve yazılı iletişim, hem sizin hem kulübün adımları takip edebilmesi açısından yararlıdır.

Sık sorulan sorular

Kişisel verilerin işlenmesine dair sorularınız için iletişim sayfamızdan bize ulaşabilir, aynı zamanda ücretsiz tesis turu ve deneme seansınızı planlayabilirsiniz.

• Üyelik
• Hakkımızda
• İletişim
• Blog